Электронные таблицы Excel служат для обработки больших массивов числовых данных. Эта компьютерная программа позволяет автоматизировать все процессы, связанные с табличным представлением информации, производить сложные вычисления по предварительно установленным формулам, причем при изменении исходных данных автоматически пересчитываются результаты; проводить расчеты как на обычном калькуляторе, создавать диаграммы. С помощью электронных таблиц можно выполнить статистические расчеты, связанные с успеваемостью учеников, оптимально распределить нагрузку среди учителей, составить расписания уроков, вести журнал успеваемости, найти себестоимость изделия или услуги, рассчитать энергетическую ценность дневного рациона питания и т.д.

Документ, создаваемый электронными таблицами, называется рабочей книгой и может содержать один или несколько рабочих листов — ярлычки их расположены в нижней части окна документа. Каждый рабочий лист представляет собой таблицу (рис.1), которую используют для организации и обработки данных. Таблица состоит из столбцов и строк. Заголовки столбцов обозначены латинскими буквами, а строк — цифрами. Чтобы обозначить ячейку, находящуюся на пересечении столбца и строки, сначала указывают заголовок столбца, а затем строки, например: А5. Это обозначение называют адресом ячейки.

Ячейки можно объединять в блоки или диапазоны. Блок (диапазон) представляет собой прямоугольную область таблицы, для которой указаны адреса верхней левой и нижней правой ячеек, разделенные знаком «:«. Например, блок А1:С5 объединяет 15 ячеек трех первых столбцов и пяти первых строк. Часто в блоки объединяют ячейки одного столбца или одной строки для суммирования находящихся в них данных.

При работе в электронных таблицах различают числа, текст и формулы. Число может быть положительным, отрицательным, целым или дробным. Знаком, разделяющим целую и дробную части, служит запятая «,», например: 2,7.

Текстом называют последовательность, состоящую из букв, цифр и пробелов. Обычно его вводят для того, чтобы сделать более понятным содержание документа.

Формула обязательно начинается со знака равенства и может содержать числа, адреса ячеек, функции и знаки математических операций. Примером математической формулы является следующая последовательность: -A2/2+C3*F6. (Знак «/» обозначает арифметическую операцию деления, а знак «*» — арифметическую операцию умножения.) Эта последовательность означает, что в ячейку, в которую ее ввели, программа запишет число, равное сумме частного от деления числа, содержащегося в ячейке А2, на 2 и произведения чисел в ячейках СЗ и F6. Поскольку в сложных вычислениях часто используют формулы, содержащие функции, программа Excel имеет большое число встроенных функций. Простейшая из ник — суммирование. Ее значок, Авто-сумма, выведен на панель инструментов.

Для решения разных задач применяются разные форматы представления данных, например Денежный — для бухгалтерских расчетов, Дата или Время — для хранения значений временных данных. При запуске электронных таблиц автоматически устанавливается формат Общий.

Для наглядного отображения зависимости между данными на рабочем листе эта программа позволяет создавать различные типы диаграмм, облегчающие анализ информации. Чаще используются гистограммы (столбиковые диаграммы), круговые диаграммы и диаграммы типа "график". Их можно разместить на листе с данными или на отдельных листах, Причем при обновлении исходной информации обновляются и диаграммы.

Выполним несколько практических упражнений. Для этого включаем компьютер, запускаем программу Excel, щелкнув мышью на кнопке Пуск и выбрав из главного меню Программы/Microsoft Excel. Откроется окно документа Microsoft Excel — Книга 1 (см. рис. 1). В левом верхнем углу документа автоматически устанавливается активная ячейка. Визуально она отличается от остальных наличием темной рамки. Ее адрес отражается в поле Имя, а содержащиеся в ней данные — в поле Строка формул в верхней части документа. Поскольку ввод данных с клавиатуры и их редактирование возможны только в активной ячейке, то предварительно следует сделать активной (выделить) нужную, щелкнув на ней левой кнопкой мыши или воспользоваться клавишами управления курсором. Выше приведен перечень клавиш, позволяющих сделать активной ту или иную ячейку.

В процессе работы часто возникает необходимость в изменении ширины столбцов и строк таблицы, в их вставке или удалении, выделении и объединении ячеек и т.д.

Упражнение 1. Чтобы увеличить или уменьшить ширину столбца, установим указатель мыши на правую границу заголовка столбца. При этом указатель изменит свою форму. Нажмем левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместим границу столбца. Для изменения ширины строки указатель следует установить на нижнюю границу ев заголовка (указатель изменит свою форму) и выполнить те же действия, что и при изменении ширины столбца. Отменим выполненные операции, щелкнув мышью на кнопке Отменить панели инструментов.

Упражнение 2. Чтобывставить столбец, сделаем активной какую-либо ячейку, в меню Вставка выберем Столбцы и щелкнем на этой надписи мышью. Новый столбец всегда размещается слева от того, ячейка которого была выделена. Для того чтобы вставить строку, нужно в меню Вставка выбрать Строки и щелкнуть на этой надписи мышью. Новая строка будет вставлена над той, ячейка которой выделена.

Упражнение 3. Чтобы выделить блок ячеек, например B2:G5, щелкнем мышью на ячейке В2, нажмем клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкнем на ячейке G5. Но можно выполнить выделение, используя только мышь. Для этого ее указатель установим в ячейке В2, нажмем левую кнопку и, не отпуская ее, переместим указатель в ячейку G5, отпустим кнопку (рис. 2). Щелкнем мышью на свободном попе документа, чтобы снять выделение. Для выделения нескольких несмежных ячеек— В2, D4, G5, — щелкнем мышью на В2, нажмем клавишу Ctrl и, не отпускав ее, щелкнем мышью на ячейке D4, а затем — G5. Щелкнем мышью на свободном поле документа, чтобы снять выделение. (Передвижение по выделенному блоку выполняется с помощью клавиш Tab и Enter.)

Упражнение 4. Чтобы объединить несколько ячеек, необходимо сначала их выделить. Выделим четыре ячейки А1, А2, A3 и А4. Затем в меню Формат выберем Ячейки. В открывшемся окне Формат ячеек (рис. 3) щелкнем мышью по вкладке Выравнивание и поставим флажок— галочку в белом кружочке — перед строкой объединение ячеек. Щелкнем на кнопке ОК. Щелкнем мышью на свободном поле документа, чтобы снять выделение.

Упражнение 5. При создании документа в электронных таблицах часто используют текст. Введем его в ячейку, отредактируем и отформатируем. Для этого сделаем активной сформированную в предыдущем упражнении ячейку. Введем в нее с клавиатуры текст, например 1. выбор профессии, и щелк-нем левой кнопкой мыши на свободном поле таблицы или нажмем клавишу Enter, чтобы снять выделение. Посмотрим на ячейку с введенной надписью. В ней отразилась только часть текста, так как программа Excel автоматически выравнивает его по нижней границе ячейки, а ширина ячейки недостаточна для его полного отражения.

Чтобы весь текст был виден в ячейке, выполним следующие действия:

1. Вновь сделаем ячейку активной. (Все введенные знаки видны в поле Строка формул.)

2. Выровняем текст по верхней границе, для чего в меню Формат выберем Ячейки, а в открывшемся окне Формат ячеек на вкладке Выравнивание в поле по вертикали щелкнем мышью на стрелке справа и из предложенного списка выберем по верхнему краю. Щелкнем мышью на кнопке ОК.

3. Расположим знаки 1. Выбор в первой строке, а знаки профессии — во второй строке. Для этого щелкнем мышью на поле Строка формул. В этом поле появится текстовый курсор. Установим его слева от слова профессии и нажмем одновременно клавиши Alt+Enter, затем одну клавишу Enter. Так как слово профессии не поместилось полностью во второй строке, увеличим ширину ячейки.

Можно продолжить редактирование и форматирование текста. Эти этапы работы над текстом в электронных таблицах Excel выполняются так же. как в текстовом редакторе Word, но в поле Строка формул. Однако кнопками По левому краю, По центру и По правому краю на панели инструментов можно воспользоваться, только выйдя из поля Строка формул (щелкнув мышью на свободном поле документа) и вновь выделив ячейку с текстом.

4. Зальем ячейку каким-либо цветом. Для этого она должна быть активной. Щелкнем мышью на стрелке справа от кнопки Цвет заливки на панели инструментов. Из открывшейся дополнительной панели выберем нужный цвет, т.е. щелкнем на нем мышью, а затем нажмем клавишу Enter.

5. Чтобы границы ячейки были видны на бумажном носителе при распечатывании документа, выделим ее, щелкнем мышью на стрелке справа от кнопки Границы панели инструментов, из предложенных на дополнительной панели выберем Внешние границы и нажмем клавишу Enter (рис. 4).

6. Удалим все созданное в документе. Для этого выделим ячейку, в меню Правка выберем Очистить/Все и щелкнем мышью на свободном поле документа, чтобы снять выделение.

Упражнение 6. Иногда необходимо знать дату и время составления документа. Введем в документ текущую дату. Для этого одну из ячеек сделаем активной, например 03, нажмем одновременно две клавиши Ctrl+ж, а затем клавишу Enter. Чтобы ввести текущее время, сделаем активной одну ячейку F3 и нажмем одновременно три клавиши Ctrl+Shift+ж, а затем клавишу Enter.

Электронные таблицы предоставляют возможность Автозаполнения ячеек для введения в них последовательностей, например чисел, месяцев в году или дней недели.

Упражнение 7. 1. Введем в ячейки последовательность чисел (от 1 до 12). Для этого выделим ячейки В5:В6. Наберем на клавиатуре цифру 1, нажмем клавишу Enter и введем цифру 2. После этого установим указатель мыши на маркер в нижнем правом углу ячейки В6 (указатель изменит форму), нажмем левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместим маркер до ячейки В16 (см. рис. 4), отпустим кнопку и щелкнем мышью на свободном поле документа, чтобы снять выделение.

2. Введем последовательность месяцев в году (сентябрь — декабрь). Для этого выделим ячейку D5, введем Сентябрь и перетащим маркер на ячейку G5 (см. рис. 4), щелкнем мышью на свободном поле документа, чтобы снять выделение.

Таким же образом можно ввести последовательность дней недели.

3. Заполним ячейки одинаковой информацией, например, в нескольких ячейках строки 8 укажем «Новосибирск». Для этого выделим ячейку D8 и введем с клавиатуры Новосибирск. Далее установим указатель мыши на маркер в нижнем правом углу ячейки (указатель изменит форму), нажмем левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместим маркер до ячейки Н8 (см. рис, 4),отпустим кнопку и щелкнем мышью на свободном поле документа, чтобы снять выделение.

4. Закроем окно документа Книга 1, щелкнув по кнопке Закрыть окно, а затем в появившемся диалоговом окне с вопросом «Сохранить изменения в документе Книга 1?» щелкнем по кнопке Нет.

После выполненных упражнений создадим таблицу, как показано на рис. 5. Для этого: 1. Откроем новый документ, щелкнув на кнопке Создать панели инструментов.

2. Объединим три ячейки, например А2, В2, С2.

3. Введем текст: Блок интегрированных уроков по технологии (мальчики, 5-й класс) и нажмем клавишу Enter. В ячейке отразилась только часть текста.

4. Сделаем ячейку активной и выровняем текст по верхнему краю.

5. Установим текстовый курсор в поле Строка формул справа от слова технологии и нажмем Alt+Enter.

6. Выделим весь текст, установим размер шрифта 14 и нажмем на клавишу Enter.

7. Увеличим размеры ячейки, чтобы в ней отразился весь текст.

8. Вновь выделим ячейку и расположим текст по центру, щелкнув мышью на соответствующей кнопке панели инструментов.

9. В соответствии с образцом заполним текстом остальные ячейки.

10. Установим границы таблицы для вывода их на печать. Для этого выделим всю созданную таблицу, затем щелкнем мышью на стрелке справа от кнопки Границы панели инструментов. Из открывшейся дополнительной панели выберем Все границы и щелкнем мышью по свободному полю документа, чтобы снять выделение.

11. Зальем нужные ячейки желтым цветом.

12. Сохраним таблицу в памяти компьютера, выполнив те же операции, что и при работе в текстовом редакторе Word.

13. Перед выводом на печать нажмем на кнопку Предварительный просмотр панели инструментов и так же, как в текстовом редакторе Word, просмотрим документ.

14. Если сформированная таблица не умещается на стандартном листе бумаги А4, расположенном вертикально, развернем его горизонтально. Для этого в меню Файл выберем Параметры страницы. В открывшемся окне Параметры страницы щелкнем мышью на вкладке Страницы, поставим переключатель перед строкой Альбомная и щелкнем на кнопке ОК.

15. Выведем документ на печать так же, как в текстовом редакторе Word. На печать будет выведен только один активный рабочий лист, т.е. тот, который отображен в данный момент на экране монитора. Отметим: чтобы перейти с одного рабочего листа на другой, следует щелкнуть мышью на ярлычке нужного листа в нижней части окна электронных таблиц Excel.

Рассмотрим один из вариантов вычислений в электронных таблицах в формате представления данных Общий, рассчитав калорийность завтрака. Исходные данные, т.е. блюда, из которых состоит завтрак, их масса и энергетическая ценность (калорийность) на 100 г продукта, примерные. В результате должна получиться таблица, состоящая из четырех столбцов и семи строк (рис. 6).

Последовательность составления таблицы следующая.

1. Объединим четыре ячейки — А2, В2, С2, D2.

2. Введем с клавиатуры слово Завтрак. Отредактируем и отформатируем его, расположив по центру ячейки.

3. В соответствии с образцом на рис. 6 заполним блок ячеек АЗ:С7 и ячейку D3.

4. Сделаем ячейку 04 активной и введем следующую формулу: =В4*С4/100. Нажмем клавишу Enter. В ячейке отразилась не сама формула, а результат вычисления.

5. Вновь выделим ячейку D4. Формула видна в поле Строка формул.

6. Введем аналогичные формулы в ячейки D5, D6 и D7. Для этого указатель мыши установим на маркере ячейки 04, нажмем левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместим маркер на ячейку 07. Щелкнем мышью на свободном поле документа, чтобы снять выделение. В ячейках D5, D6 и D7 отразился результат вычислений по введенным в них формулам.

7. Теперь суммируем данные, содержащиеся в этих ячейках, воспользовавшись встроенной функцией Автосумма (Автосуммирование). Для этого выделим ячейку D8. Введем с клавиатуры знак «=». Дважды щелкнем мышью на кнопке Автосумма панели инструментов и нажмем клавишу Enter.

8. Установим границы таблицы. Для этого выделим блок ячеек A3:DB, щелкнем мышью на стрелке справа от кнопки Границы на панели инструментов, из открывшейся дополнительной панели выберем Все границы.

9. Распечатаем документ.

Определим стоимость диванной подушки без учета оплаты труда (рис. 7).

Для этого: 1. Создадим новый документ, щелкнув мышью по кнопке Создать панели инструментов.

2. В соответствии с образцом на рис. 10 заполним блок ячеек А2:С6 и ячейку D2.

3. В ячейку D3 внесем формулу =СЗ*ВЗ. Нажмем клавишу Enter.

4. Введем аналогичные формулы в ячейки 04 и D5.

5. Просуммируем стоимость материалов, для чего запишем в ячейку D6 функцию Автосумма.

6. Установим границы ячеек таблицы.

Используем данные в таблице на рис 7 для построения круговой диаграммы. Для этого:

1. Выделим ту информацию, которую хотим отразить в диаграмме. Обычно выделяют не только числовые данные, но и текст, который к ним относится.

2. Выделим ячейки А2:А5. Нажмем клавишу Ctrl и, не отпуская ее. выделим ячейки D2:D5.

3. Щелкнем мышью на кнопке Мастер диаграмм панели инструментов. В открывшемся диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы (рис. 8) выберем нужный тип, например круговая, и щелкнем мышью на кнопке Далее, расположенной в нижней части этого окна. Откроется второе окно, в котором также щелкнем мышью на кнопке Далее.

4. В третьем диалоговом окне на вкладке Заголовки в поле Название диаграммы автоматически устанавливается запись: Стоимость, руб. При желании ее можно изменить — введем другое название диаграммы Стоимость диванной подушки. После этого щелкнем мышью на вкладке Легенда. Поясним, что в электронных таблицах под легендой подразумевается список символов или обозначений, используемых в диаграмме. Поскольку легенда может быть размещена в разных местах области диаграммы, то в списке Размещение следует выбрать нужное, т.е. поставить переключатель слева от выбранного размещения, щелкнув мышью на белом кружочке.

5. Щелкнем мышью на вкладке Подписи данных. Из списка Подписи значений выберем, например, категория и доля. Поставим флажок (галочку) перед строкой Ключ легенды, для чего щелкнем мышью на белом кружочке перед этой строкой, и удалим флажок перед строкой Линия выноски, щелкнув на нем мышью. Закончив работу в этом диалоговом окне, щелкнем мышью на кнопке Далее.

6. В четвертом окне щелкнем мышью на кнопке Готово.

7. На экране монитора появилась диаграмма, заключенная в рамку с маркерами, позволяющими менять размеры диаграммы. Кроме того, ее можно перемещать по полю документа так же, как перемещали изображение в текстовом редакторе Word. Установим желаемые размеры диаграммы и поместим в нужном месте. Щелкнем мышью на свободном поле документа, чтобы снять выделение.

8. Сохраним документ, а при необходимости выведем его на печать.

9. Закроем окно документа.

Электронные таблицы Excel часто используются для создания базы данных (БД), в ОСНОВЕ которой лежит список, т.е. блок ячеек, содержащий однородные данные. Строка списка представляет собой запись, а каждый столбец — голе. Первая строка содержит имена полей. Для управления списками таблицы Excel имеют специальные средства, которые называются Функции списка.

Создадим простейшую базу данных (рис. 9). На практике, перед тем как приступить к формированию БД, решают, во-первых, какая информация будет в ней храниться и, во-вторых, какова структура записи, т.е. из скольких полей она будет состоять. В данном случае это таблица, в которой каждая запись состоит из четырех полей.

I. Откроем новый документ.

II. Объединим четыре ячейки A2:D2 и поместим в них запись: Масса продуктов, г.

III. В ячейку A3 введем заголовок первого столбца (имя поля) Наименование продуктов; в ячейку ВЗ — заголовок Стакан (250 см^3); в ячейку СЗ — заголовок Столовая ложка; в ячейку D3 — заголовок Чайная ложка.

IV. Далее данные можно вводить непосредственно в ячейки, но удобнее использовать диалоговое окно. Для этого:

1. Выделим ячейки A3:D3.

2. В меню Данные выберем Форма. Откроется диалоговое окно.

3. Щелкнем мышью на кнопке ОК — откроется окно Лист 1 (рис. 10). Слева перечислены введенные заголовки столбцов, справа от них — чистые поля ввода, в которые будем вводить данные.

4. В первое поле внесем Мука пшеничная и нажмем на клавишу Tab. Текстовый курсор переместился во второе поле.

5. Введем 160 и вновь нажмем на клавишу Tab.

6. Введем 25, нажмем на клавишу Tab и введем 10.

7. Щелкнем мышью на кнопке Добавить окнаЛист 1.

8. Продолжим заполнение БД. После ввода последней записи щелкнем на кнопке Закрыть окна Лист 1.

9. Установим границы ячеек.

10. Сохраним документ.

Записи в БД могут быть расположены хаотично. Чтобы облегчить поиск информации, применяют сортировку, т.е. распределение данных по возрастанию или убыванию их значений или по алфавиту. Сначала данные отсортируем по алфавиту. Для этого выделим все строки таблицы, кроме заголовка. В меню Данные выберем Сортировка. В открывшемся окне Сортировка диапазона (рис. 11) в опции Сортировать по выберем первый столбец — Наименование продуктов. Переключатель должен стоять перед строкой по возрастанию, а также перед строкой Подписям (первая строка диапазона) опции Идентифицировать поля по. Щелкнем мышью на кнопке OK, a затем на свободном поле документа. Названий продуктов расставлены по алфавиту.

Теперь отсортируем по убыванию значений, например веса продуктов в стакане. Для этого вновь выделим все строки таблицы, кроме заголовка. В меню Данные выберем Сортировка. В открывшемся окне Сортировка диапазона в опции Сортировать по выберем Стакан (250 см3) и установим переключатель перед строкой по убыванию, а также перед строкой Подписям (первая строка диапазона) опции Идентифицировать поля по. Щелкнем на кнопке ОК, а затем на свободном поле документа.

Можно пополнить БД, а затем вновь выполнить сортировку.

Для поиска информации в БД удобно использовать фильтрацию, т.е. исключение тех записей, которые не соответствуют заданным условиям. Для примера найдем информацию о гречневой крупе. Порядок действий следующий. Сделаем активной одну из ячеек БД. В меню Данные выберем Фильтр/Автофильтр. В каждом поле записи появится кнопка со стрелкой. Щелкнем мышью на кнопке в том поле, в котором содержится искомая информация (данные), в нашем случае - в первом (рис. 12). Из открывшегося списка выберем (Условие...) и щелкнем мышью по этой строке. Откроется диалоговое окно Пользовательский авюфильтр (рис. 13). В поле с текстовым курсором введем слова крупа гречневая и щелкнем на кнопке ОК. На экране появится таблица (рис. 14). Все данные, не удовлетворяющие принятому нами критерию фильтрации, не отображены на экране монитора. Для их восстановления надо в меню Данные выбрать Фильтр/Автофильтр.

Можно отфильтровать данные по другим критериям например по критерию вес продукта в стакане меньше 160 г. В этом случае в меню Данные выберем Фильтр/Автофипьтр. Щелкнем мышью на кнопке во втором голе. Из открывшегося списка выберем (Условие...) и щелкнем мышью по этой строке. В окне Пользовательский автофильтр щелкнем мышью на стрелке справа от поля с надписью равно. Выберем из списка меньше и щелкнем мышью на этой строке. В пустое поле справа введем число 160 и щелкнем мышью на кнопке ОК. На экране монитора появится таблица (рис. 15). Вернемся к первоначальной ее форме, для чего в меню Данные выберем Фильтр/Автофильтр.

Закроем окно документа. Выключим компьютер, воспользовавшись кнопкой Пуск.

Ставрова О. Б.,

учитель технологии МУК №25 «Центральный»,

Москва